Чем грозит неисполнение требований по управлению записями

Продолжая тему управления записями, начатую в посте “Как переводить слово record” и продолженную в посте “Управление документами и управление записями – найдем 6 отличий”, хочу поделиться с вами забавной иллюстрацией к следующему характерному признаку записи: “Записи должны храниться в неизменном виде, часто невыполнение требований по хранению записей грозит очень жесткими мерами”.

Эта история приводится в книжке «Печальные тропики» знаменитого французского этнографа Клода Леви-Стросса. В 1938 году, находясь в одном небольшом городке Боливии, Леви-Стросс вместе со своими спутниками вызвал чем-то подозрение полицейского патруля и вся компания была до выяснения обстоятельств на несколько часов заперта в одной из комнат особняка губернатора провинции.

Дальше цитирую по книге: “…стены были обшиты деревом и заставлены застекленными книжными шкафами… Между шкафами, также под стеклом, в раме, нам бросилась в глаза удивительная надпись, написанная с ошибками, которую я перевожу здесь с испанского: «Под страхом суровых наказаний строго запрещается вырывать страницы архива, чтобы использовать их в личных или гигиенических целях. Любой, нарушивший этот запрет, будет наказан”.

Documentum xCP в Промсвязьбанке

Управление документами и управление записями – найдем 6 отличий

В посте “Как переводить слово record” я пообещала рассказать, в чем разница между системами управления документами (Document Management) и управления записями (Records Management).

Выполняю это обещание и публикую сегодня 6 отличий управления документами от управления записями — простым и понятным языком. Надеюсь, что путаницы в этом вопросе у моих читателей больше не возникнет.

Documentum в Ямбурге

В PC WEEK опубликована статья о завершении проекта по созданию автоматизированной системы управления документами (АСУД) в “Газпром добыча Ямбург” на базе EMC Documentum.

Главные результаты проекта — обеспечение сотрудников добывающей компании удобными инструментами для ведения делопроизводства, управления договорами, хранения финансовых и бухгалтерских документов, а также создание электронного ведомственного архива документов. В рамках проекта специалисты компании “Техносерв Консалтинг” провели интеграцию АСУД с единой информационной кадровой системой и информационно-управляющей системой “Кадры”, модулем системы управления предприятием mySAP ERP 2005.

В настоящее время статус пользователя системы электронного документооборота имеют 800 специалистов компании. В планах — увеличить число рабочих место с доступом к АСУД более чем в два раза. В настоящее время потоки документов на предприятии характеризуются такими цифрами: более 700 тыс. документов в год, из них около 650 тыс. — бухгалтерские и финансовые документы, остальные 50 тыс. документов — входящие, исходящие, внутренние и договорные документы.
Читать полный текст статьи на сайте PC WEEK

Как переводить слово record

Проект «Англо-русский ECM-словарь» продолжается уже почти два месяца и все это время ECM-сообщество с нетерпением ждет моего перевода слова «record».

Мне с самого начала было понятно, что в таком принципиальном для некоторых вопросе нельзя ограничиться твиттерной строкой с переводом - нужно непременно объяснить, почему я перевожу «record» именно так, а не иначе. Короче говоря, требовалось написать целую словарную статью, на которую я никак не могла найти времени. Но вот, наконец, нашла – итак, начнем.

Русские премьеры Momentum Lisbon 2010

В понедельник, 25 октября, в Лиссабоне началась европейская конференция партнеров и заказчиков Information Intelligence Group корпорации EMC. Это самая большая конференция по тематике Enterprise Content Management, проводимая за пределами США. Пресс-релиз о Momentum Lisbon 2010 читайте здесь. По возвращении я напишу подробнее о том, что было рассказано о конференции – а сейчас мне хотелось бы просто поделиться самыми яркими впечатлениями от Momentum в этом году.

У нас в этом году премьера – впервые на Momentum выступает российский заказчик. Руководитель Аппарата Правительства Пермского края Макар Андреевич Герман сегодня с блеском рассказал о системе электронного документооборота на платформе EMC Documentum, которую использует Правительство края. Доклад вызвал большой интерес у аудитории – и особенно много вопросов задавали делегаты из Сингапура.

Новые задачи для Documentum в России

Лет 10 тому назад, когда Documentum только появился на российском рынке, мы с коллегами составляли список бизнес-задач, которые потенциально могли бы быть востребованы на российском рынке.

Я внесла в список задачу автоматизации документооборота, связанного с корпоративным управлением, решив, что ее решение будет необходимым для крупных российских холдингов.

Коллеги, однако, к моей идее отнеслись скептически и жизнь, как казалось, подтверждала их правоту — как триумфальным шествием ОРД-решения на платформе Documentum по российским просторам, так и полным отсутствием интереса к решениям для корпоративного управления со стороны заказчиков. И мне тогда показалось, что интуиция на этот раз меня обманула. Однако совсем недавно выяснилось, что это вовсе не так.

Интеллектуальность информации

Завтра состоится крупнейшее ежегодное мероприятие EMC в России — EMC Forum. Все подробности о нем – на официальном сайте, там же вы найдете и программу нашей секции, если еще ее не читали. А здесь я хотела бы объяснить, почему наша секция в этом году называется «Интеллектуальная информация».

По-английски это название звучит как Information Intelligence. Англо-русский ECM-словарь дает следующий перевод — интеллектуальность информации, но секцию мы решили назвать немного по-другому — «Интеллектуальная информация».

Завтрак с Documentum

Как вы считаете, какой завтрак самый полезный? Этим летом британские ученые пришли к феноменальному выводу о том, что лучший завтрак — это яичница. Оказывается, употребление яиц в самом начале дня помогает на протяжении долгого времени сохранять не только физическую, но и интеллектуальную активность.

Не знаю, возможно, они и правы, но мне все-таки кажется, что самый полезный завтрак — этот такой, во время которого можно не только съесть что-то вкусное, но и узнать что-то полезное. И в этом вопросе я нашла полное взаимопонимание с нашими партнерами – компанией Техносерв Консталтинг.

Поэтому мы вместе организовали сегодня в гостинице Националь деловой завтрак для российских пользователей ERP-систем. А за завтраком обсудили тему интеграции СЭД и ERP в разрезе организационного, финансово-юридического и технического документооборота.

И там же — прямо за завтраком — посмотрели вживую работу интегрированного решения для управления финансовым документооборотом на платформе SAP и EMC Documentum xCP на примере процесса сквозной обработки финансовой первички, которую нам показали коллеги из Техносерв Консалтинг.

По-моему, это был очень полезный завтрак. И думаю, что все наши гости — а их было около 30 человек — со мной согласятся.

Documentum в ОГК-2

Партнер EMC IIG - компания Корус Консалтинг не только замечательно делает проекты, но и уделяет большое внимание освещению своего опыта в СМИ. Я уже опубликовала в блоге два видеоролика о проектах, выполненных Корус Консалтинг.  Сегодня предлагаю вашему вниманию еще один - о проекте в ОГК-2.