Что такое Digital Mailroom

В мои обязанности входит проверка переводов маркетинговых материалов. И иногда бывает очень трудно подобрать правильный перевод какому-нибудь западному термину просто потому, что в нашей действительности нет, как кажется на первый взгляд, такого явления.

Вот таким сложным для перевода для меня оказалось название одной из бизнес-задач, для решения которой применяется EMC Captiva. Это Digital Mailroom. Нет, перевести-то просто – цифровая почтовая комната. Но вот что это такое? Место, куда  в организации поступают все входящие документы? Как это назвать по-русски?

Переводчики, проштудировав, вероятно, учебник по делопроизводству, решили, что это «экспедиция», поэтому название у маркетингового материала получилось научно-фантастическое «Решение для цифровой экспедиции». Просто какая-то "Красная палатка 2.0".

Ну да, экспедиция — подразделение канцелярии. Это в очень больших компаниях, ну а в компаниях поменьше необязательно есть и канцелярия. В общем, непонятно, существует ли этот Digital Mailroom на российских просторах или нет и как его переводить… Я решила подумать над этим на досуге, а пока заняться другими неотложными делами.

Только что закончился квартал, и нужно срочно сдать в финансовую службу все закрывающие документы по договорам с подрядчиками. У нас был очень активный в смысле маркетинга период, много было мероприятий — поэтому много договоров и актов, соответственно тоже. Меня три дня не было в офисе, пришли какие-то конверты, лежат на столе и еще в почтовом ящике на ресепшене — сейчас начну распаковывать.

Это акт сдачи-приемки — разобраться, к какому договору, к какому приложению, проверить сумму, формулировку и реквизиты потом отсканировать, отправить в финансовую службу. Это – предложение по участию в выставке, оставить для планирования следующего квартала. Это письмо подрядчика об изменении реквизитов — отсканировать, отправить уведомление в финансовую службу. Это счет на оплату от рекламного агентства — проверить сумму, отсканировать, отправить по процессу согласования оплаты.

А еще один акт никак не могу найти — подрядчик клятвенно обещал прислать, но что-то нет как нет. Может, на ресепшене завалялся? Говорят, нету. Может, в бухгалтерию сразу передали? Тоже не сознаются.

С этой распаковкой, разборкой, сканированием и отправкой полученных документов и поиском неполученных прошел, наверное, час. Я, наверное, что-то и более творческое могла бы за это время сделать — стратегию какую-нибудь написать или придумать проект какого-нибудь сногсшибательного маркетингового мероприятия. А занималась — классификацией, сортировкой, сканированием и отправкой поступивших документов по разным процессам… да неужели никто не может сделать этого вместо меня?!

И тут я поняла, что знаю, кто может. Вы тоже догадались, да? Ну да, Digital MailRoom. Конверты он, конечно, не распакует, но со всем остальным — сканированием, классификацией и отправкой нужным людям, процессам и приложениям – справится лучше и быстрее. А ваши сотрудники пусть лучше занимаются стратегиями и проектами.

Хотите узнать больше? Поделюсь ссылкой.