СЭД и ERP - пространство без границ

Работа финансистов, экономистов и бухгалтеров так тесно связана с бумагами, что выражение «бумажки перебирать» чаще всего ассоциируется именно с этими профессиями. Вести учет им помогают ERP-системы, но от необходимости иметь дело с бумагой они не избавляют.

Тем не менее, избавиться от нее очень хотелось бы. Понятно, что регулирующие органы требуют сохранения первичных документов в течение заданного срока и это требование необходимо выполнять. Но вот в ежедневной работе гораздо удобнее иметь дело с электронными документами, связанными с соответствующими объектами или записями в ERP-системе.

Поэтому крупные предприятия и корпорации, внедрившие серьезные западные ERP-системы, все чаще посматривают в сторону  решений класса Content Management для ERP. Такие решения «расширяют» возможности ERP-системы отсутствующим или недостаточно развитым у нее функционалом управления документами. Документы можно связать с записью или бизнес-объектом системы – и предоставить доступ к документу непосредственно из интерфейса ERP.

Удобно, что и говорить — можно прямо на экране посмотреть договор, счет или заявку на закупку, и не нужно искать их в бумажной папке. ERP-вендоры могут иметь в своем арсенале целый портфель таких решений — не только для финансового блока, но и для других областей управления предприятием, таких как кадры или управление основными фондами.

Эти решения всем были бы хороши — на Западе. Но мы-то живем в России. А в России существует уникальное управленческое ноу-хау — документооборот, для автоматизации которого российские предприятия внедряют СЭД.  И именно это обстоятельство не учитывает западная практика создания решений Content Management для ERP.

Наша СЭД — не просто система управления документами, каких много на Западе, это система управления деятельностью организации посредством документов, в которой документ выступает носителем управленческих решений на разных уровнях управления, а система — средством, обеспечивающим исполнение этих решений.

Преимущества внедрения СЭД на крупном распределенном предприятии очевидны — СЭД обеспечивает предприятию управляемость, повышает прозрачность процессов, позволяет выявить в них узкие места, повышает эффективность и ответственность исполнителей и способствует повышению общей эффективности предприятия.

Именно поэтому после успешного внедрения распространение СЭД по предприятию идет семимильными шагами. СЭД охватывают все большее число процессов с участием документов на крупном предприятии, неуклонно приближаясь к той области, которая сейчас автоматизирована посредством ERP. И эта встреча рано или поздно произойдет, как говорится — и к гадалке не ходи. 

Как это случится? Ну, представьте — процесс согласования договора идет в СЭД, а потом договор нужно занести в ERP.  Согласование заявок на ремонт идет в СЭД, а планирование ремонтов — в ERP. Приказы о приеме на работу оформляются в СЭД, а учет кадров — в ERP. Закономерно сделать вывод о том, что «пристройка» возможностей управления документами над ERP — мера временная и вопрос об интеграции СЭД и ERP в единый контур управления решать рано или поздно придется.

Поэтому уж лучше подумать об этом заранее и здесь можно дать следующие рекомендации. Задачу расширения функционала ERP управлением документами не стоит решать изолированно — целесообразно решать ее в комплексе с задачей создания или развития СЭД. В противном случае вы получите две изолированные среды, а реальным процессам придется преодолевать их границы.

Если перед вашей организаций стоит как задача создания СЭД, так и задача расширения функционала ERP управлением документам, то их целесообразнее решать на единой платформе. Если на предприятии СЭД уже успешно внедрена, то в первую очередь стоит подумать о возможности расширения функционала ERP управлением документами на той же самой платформе, на которой создана СЭД. 

Конечно, для этого СЭД должна уметь интегрироваться с ERP.  EMC Documentum в полной мере обладает такими возможностями. Дополнительным преимуществом является наличие в портфеле предложений EMC продуктов EMC Captiva, который обеспечат ввод бумажных документов — счетов и договоров, автоматически извлекут из них данные и поместят в ERP. Так что про наших заказчиков никто не скажет, что они «перебирают бумажки»!