среда, 17 ноября 2010 г.

Управление документами и управление записями – найдем 6 отличий

В посте “Как переводить слово record” я пообещала рассказать, в чем разница между системами управления документами (Document Management) и управления записями (Records Management).

Выполняю это обещание и публикую сегодня 6 отличий управления документами от управления записями — простым и понятным языком. Надеюсь, что путаницы в этом вопросе у моих читателей больше не возникнет.

1. Различие между документами и записями

Документы

Документы включают в себя информацию и данные, необходимые сотрудникам данной организации в их работе. Документы могут быть структурированными и неструктурированными. К документам сотрудники организации многократно обращаются в ходе своей работы.

Записи

Записи обеспечивают свидетельство тех или иных прав или активностей в деятельности данной организации. В отношении хранения записей, доступа к ним и уничтожения обычно установлены строгие требования. Записи должны храниться в неизменном виде, часто невыполнение требований по хранению записей грозит очень жесткими мерами.

2. Различие в назначении систем

Системы управления документами

Программное обеспечение для управления документами создано с целью сделать для пользователей в масштабе предприятия максимально удобным доступ к документам и работу с ними. Другой важной функциональностью является обеспечение возможности коллективной работы с документами. Общий доступ к документам обеспечивается благодаря наличию в системе хранилища или репозитория.

Системы управления записями

Назначение систем для управления записями в большей степени связано с идентификацией записей, их хранением, поддержкой и предоставлением данных, которые описывают события в жизненном цикле организации, относящиеся к предписанным законом, регулирующим,  финансовым или операционным активностям данной организации.

В отличие от систем управления документами, репозиторий системы управления записями в основном сфокусирован на хранении только того, что необходимо в течение заданного периода времени.

3. Разница в целях и подходах к хранению

Одним из наиболее существенных отличий между управлением документами и управлением записями является цель хранения документов и подход к хранению, используемый теми и другими системами.

Хранение в системах управления документами

Цель хранения документов в системе управления документами — обеспечить пользователям, которым необходим доступ к информации, находящейся в этих документах, возможность найти их быстро и простым способом.

В основном, общие репозитории электронных документов используются для обеспечений функции check-in /check-out. Документы можно просматривать и создавать их новые версии, при этом обеспечивается контроль версий и сохранение истории работы с документом.

Хранение в системах управления записями

Управление записями требует, чтобы записи хранились в их оригинальном виде на случай, если они потребуются по требованиям регулятора или правовым запросам.

Для надлежащего управления записями необходимо разместить их в правильном контексте таким образом, чтобы они хранились виде последовательностей или каталогов. Обычно правила хранения записей определяются не самой организацией, а задаются законом или регулятором.

Часто хранение записей является столь серьезной задачей, что в дополнение к хранению на местах, многие организации используют центры удаленного хранения.

4. Различие в автоматизации процессов

Поскольку многим компаниям, работающим в регулируемой среде, приходится тратить много усилий, чтобы гарантировать, что с их документами и записями происходит именно то, что с ними должно происходить, многие обеспечивающие эти функции процессы автоматизированы.

Автоматизация процессов в системах управления документами

Автоматизированные процессы являются одним их элементов, которые делают управление документами столь привлекательным для компаний. Фактически, автоматизированные процессы являются базовой функцией систем управления документами, контролирующей жизненный цикл документа, контроль защиты доступа и другие ключевые возможности — такие, как контроль версий и оперативное хранение.

Эти процессы автоматизируют также и workflow — их задача обеспечить, чтобы над соответствующими документами в соответствующее время проводили необходимые действия те сотрудники, которые должны совершать эту работу.

Автоматизация процессов в системах управления записями

Управление записями использует автоматизированные процессы для того, чтобы управлять записями последовательным образом и независимо от того, в каком формате они находятся.

Электронная система хранения записей должна быть в состоянии сохранить не только содержание этих записей, но также тот контекст и структуру, в которой они поступила, в течение длительного периода времени. Не подлежащая изменению запись после размещения в репозиторий должна быть доступна аудиторской проверке в течение всего срока хранения. По окончании срока хранения запись должна быть удалена (см. раздел 6 ниже).

5. Различие в подходах к безопасности

Задача защиты и целостности документов ставится и в одной и в другой системах. Отличие между ними состоит в том, что если в системе управления документами безопасность является важным, но не самым ключевым элементом, то в системе управления записями она составляет один из наиболее существенных элементов.

Безопасность в системах управления документами

В системе управления документами безопасность рассматривается в контексте доступности документов для пользователей. Авторизованным пользователям необходимо предоставить быстрый доступ к информации, при этом обеспечивая всестороннюю защиту и управление доступом в репозиторий.

Хотя все системы имеют средства, позволяющие отслеживать, кто работал с документом, когда он выписан из репозитория и когда возвращен обратно, а также все изменения, внесенные в документ, включая новые версии — стандарты безопасности здесь не обязательно должны быть столь же высокими, как в случае хранения записей.

Безопасность в системах управления записями

В настоящее время стандарты к безопасности записей и стандарты безопасности записей, хранимых в системе управления записями, в США определяются стандартом DoD 5015.2. Если система соответствует стандарту DoD 5015.2, то записи могут быть в соответствующее время перенесены в Управление национальными архивами США (NARA). Эти записи включают в себя персональные записи госслужащих, руководства, стандарты, директивы, документы, предназначенные для рассекречивания и публикации. В Европе аналогичным является стандарт MoReq 2.

6. Удаление

Удаление в системах управления документами

Удаление документов в системе управления документами происходит тогда, когда жизненный цикл документа завершен и он более не нужен в бизнес-процессе. Удаление может означать как уничтожение, так преобразование в запись.

Решение о превращении документа в запись зависит от того, нужен ли этот документ компании в дальнейшем, а также от того, существуют ли законодательные требования по сохранению документов.

Удаление в системах управления записями

Уничтожение записей обычно регулируется законом и подчиняется строгим процедурам для того, чтобы информация, которая в них содержится, не оказалась разглашенной. Программное обеспечение для управления записями играет существенную роль в этом процессе благодаря наличию расписаний хранения и уничтожения, соответствующих требованиям регулирования.

В госорганах записи не уничтожаются физически, а конвертируются в формат, принимаемый Управлением Национальных Архивов США или Национальными Архивами страны нахождения.

Заключение

Программное обеспечение для управления документами (Document Management) создано для того, чтобы упростить процессы хранения, применения и коллективной работы с электронной информацией.

Программное обеспечение для управления записями (Records Management) создано для управления жизненным циклом записей таким образом, чтобы организации могли без труда соответствовать требованиям регулирования и обеспечивать процессы eDiscovery (предоставление записей для проверок, аудита, в ответ на правовые запросы).

Возможно, вашей организации требуются как способность управления документами, так и способность управления записями. На практике требованиям большинства организаций отвечают именно системы управления документами — хотя это, безусловно, зависит от потребностей конкретной организации.

Понимание разницы между документами и записями, а также целями и возможностями соответствующего программного обеспечения поможет вам при определении функциональных требований к вашей системе.

Рассматривания в качестве функциональных требований к будущей системе стандарт MoReq, обратите внимание на то, что этот стандарт, как следует из его названия — Model Requirements for the Management of Electronic Records — относится к управлению электронными записями. Внимательно оцените, насколько его требования соответствуют потребностям вашей организации.

P.S. При подготовке этого текста использованы материалы статьи «6 Ways Document Management and Records Management Differ» из веб-журнала CMSWire. Для тех, кто хочет прочитать статью целиком, даю ссылку.

Комментариев нет:

Отправить комментарий