вторник, 14 декабря 2010 г.

8 самых главных вещей, которые необходимо знать о Cloud Content Management

Пожалуй, самым интересным явлением из всего, что происходит в последнее время в мире Content Management, является появление Cloud Content Management (CCM). Давайте рассмотрим 8 самых главных вещей, которые необходимо знать о CCM.

1. Ваша организация уже использует CCM

Вы удивлены? Но это в самом деле так. Сегодня уже невозможно работать, не имея того или иного способа взаимодействовать и обмениваться содержанием за пределами корпоративной сети — а эта функция не одинаково хорошо удается даже самым продвинутым ECM-решениям. Тем не менее, рабочее пространство так или иначе расширяется за пределы традиционных границ, очерченных стенами офиса.

Отдельным сотрудники и даже целым департаментам, работающим с партнерами, вендорами и заказчиками пришлось найти альтернативные пути для совместной работы с содержанием. Например, департаменты маркетинга, которые обычно работают со множеством различных подрядчиков, обмениваясь графическим и видео-содержанием, которое из-за большого объема нельзя переслать по почте, скорее всего используют для этого ту или иную CCM-платформу — часто вообще без ведома ИТ.

2. CCM широко распахнет рынок Content Management для среднего и малого бизнеса

Решения класса Enterprise Content Management, как следует из их названия, хорошо приспособлены для соответствия комплексным требованиям больших организаций, которые включают, например, управления записями, eDiscovery и архивирование. Но вот для предприятий среднего и малого бизнеса (СМБ) эти решения дороги, а значительная часть их функциональности является избыточной. Однако это не вовсе означает, что этому бизнесу не нужны решения для управления содержанием.

CCM-решения масштабируются как вверх, так и вниз и предлагаются за меньшую стоимость. Они могут предоставить готовое решение для управления содержанием предприятиям СМБ, обделенным вниманием со стороны ECM-вендоров, поскольку они не имеют таких структурированных потребностей в управлении содержанием, как большие организации. CCM хорошо подходит для предприятий СМБ еще и потому, что эти предприятия хорошо умеют считать деньги и стараются вести бизнес, минимизируя затраты. Именно поэтому им так нравятся разные облачные приложения.

3. CCM сделает ваши данные доступными для разных устройств и приложений

Сегодня рабочие силы стали более мобильными, чем когда-либо. Компании пересматривают свои взгляды на модель рабочего дня с девяти до пяти и на офис как место дислокации работников, чтобы заменить все это более экономически эффективными виртуальными рабочими командами и сотрудниками. Соответственно, работникам нужна возможность получения доступа к информации и включения в рабочие процессы через различные устройства и приложения.

Если вы используете CCM, содержание доступно с различных устройств, а открытые API позволяют очень просто интегрировать CCM-решения с другими облачными приложениями, которые использует ваш бизнес — например, SalesForces.com, а также с приложениями, используемыми внутри организации — чтобы обеспечить пользователей возможностью доступа к необходимой информации из соответствующего приложения.

4. CCM-решения строятся с учетом требований безопасности

Фаерволы, конечно, весьма мешают работе пользователей, но причина их существования очевидна. Безопасность делового содержания чрезвычайно важна для любой организации и запереть данные в системе означает уберечь их от попадания в чужие руки. Но при этом нужно четко понимать — если в процессе работы кому-то необходимо обмениваться содержанием с внешней стороной, то, хотя программное обеспечение на рабочем месте пользователя и пресекает эти попытки, веб-средства для их реализации находятся на расстоянии двух-трех кликов.

Ирония заключается в том, что именно запреты, которые внедряет ИТ с целью создать более защищенную среду, фактически вынуждают пользователей (которым несмотря на это необходимо все же выполнять свою работу и укладываться в сроки), использовать внешние платформы за спиной у ИТ. Использование CCM действительно дает пользователям больше свободы, но у них не просто появляется возможность использовать гибкую, интуитивную и интегрированную с бизнес-приложениями платформу. Важно то, что при этом они остаются «под присмотром» у ИТ.

5. CCM – это то, что вы точно сможете себе позволить

Как и другие облачные сервисы, CCM стоит дешевле. Именно экономический спад явился мощным стимулом к использованию облачных технологий, и хотя экономика, пусть и медленно, но все же выздоравливает, наши взгляды на затраты на ИТ уже фундаментально изменились. Облачные решения экономически более эффективны, их быстрее ввести в действие, проще обновлять, с ними связаны меньшие риски внедрения.

У всех на слуху истории о дорогостоящих закупках программного обеспечения, которое или никогда не использовалось или было внедрено в рамках небольшой группы пользователей. Сама природа облачных и SaaS платформ, в силу которой они предоставляются как сервис по требованию, освобождает заказчика от рисков потерять время или деньги в связи с наступлением таких событий. Сама же CCM-платформа становится все более доступной по цене по мере того, как вендоры получают преимущества экономии от масштаба по мере роста своего бизнеса.

6. С CCM вам больше не нужно заботиться об обновлении версий

Сегодня ИТ-департаментам приходится находить баланс между требованиями пользователей и реалиями расширенного рабочего пространства, что заставляет их вдумчиво относиться к вопросу о том, какой объем инфраструктуры они готовы поддерживать, а что лучше отдать на аутсорсинг. Когда ИТ не будут больше вязнуть в трясине тягостной работы по поддержке серверов, установке апгрейдов и обучении пользователей, они смогут сфокусироваться на обеспечении своей компании возможности инноваций. Таким образом, ИТ превратятся из обслуживающего направления в направление, стратегическое для бизнеса.

7. CCM увеличивает отдачу от вашего ECM-решения и открывает новые возможности для вашей ECM-экосистемы

Интеграция используемых в рамках одной организации CCM и ECM-решений открывает предприятию новые возможности для расширения корпоративной экосистемы управления содержанием. Именно поэтому мы сейчас наблюдаем появление вендоров, которые предлагают своим заказчикам как ECM, так и CCM-технологии. Но об этом отдельный разговор - и он у нас с вами еще впереди.

8. И, наконец — с СММ ваши пользователи будут просто счастливы!

Новое поколение офисных работников является весьма продвинутым в области использования ИТ-технологий. Днем и ночью они не расстаются с различными цифровыми устройствами. Современные приложения, такие как YouTube, Flickr и Facebook, являются быстрыми, интуитивно понятными и не требуют обучения. Пожалуй, единственным местом, где современный человек все еще встречается с устаревшими ИТ-технологиями, является его работа. Вдумайтесь — ведь это совершенно разные вещи: предоставить пользователям те технологии, которые они обязаны использовать, или те которые они хотели бы использовать – или, может быть, о которых даже мечтали.

Для написания этого материала я использовала статью «8 things you need to know about cloud content management».

Комментариев нет:

Отправить комментарий