Электронный документооборот в госсекторе – решайтесь, и у вас тоже все получится!

Электронный документооборот в госсекторе был, наверное, самой обсуждаемой ИТ-тематикой прошлого года. В основном говорилось о том, как много предстоит сделать в этом направлении как на федеральном, так и на региональном уровне. Между тем, есть в нашей стране регионы, в которых электронных документооборот уже давно не мечта, а реальность. И мне думается, что их опыт стоит пропагандировать как можно шире — тем более, что и сами они охотно готовы им поделиться.

В номере 10/2009 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» опубликована статья «Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Пермского края», авторами которой выступают начальник отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края Н. Л.Казаринова и начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края Хабарова Э. А.

Приведу короткую цитату: «Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и других исполнительных органах государственной власти Пермского края началась в январе 2006 года. Для внедрения была выбрана система электронного документооборота на платформе «Documentum». Целью проекта стало создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края. Мы считаем реализацию данного проекта успешной и решили поделиться накопленным опытом. Расскажем о выбранной концепции и конкретных найденных решениях, которые смогут помочь и нашим коллегам».

Полный текст статьи размещен на сайте журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии». Я очень рекомендую прочитать ее всем, кто занимается вопросами внедрения электронного документооборота в органах исполнительной власти. В статье описаны концепция и масштабы проекта, этапы внедрения системы, использование электронной цифровой подписи, работа руководителей в СЭД.

В результате внедрения СЭД в органах исполнительной власти Пермского края:

• Уменьшились сроки согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.
• Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).
• Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
• За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД создана эффективная справочно-информационная система.
• В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.
• Все исполнительные органы государственной власти края теперь находятся в едином информационном пространстве. Введена единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства края, исполнительных органах государственной власти нашего края. Унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.

Закончить хотелось бы еще одной цитатой из статьи: «Пройдя этот нелегкий путь – от выбора системы электронного документооборота до ее внедрения – мы поняли, что нет ничего невозможного. Решайтесь, и у вас тоже все получится!»